Dokumenthotellet er dit eksterne arkiv
Vi varetager sikker dokumenthåndtering af dokumenter, typisk for den arkivbelastede del af erhvervslivet samt den offentlige sektor. Vi arkiverer og beskytter vore kunders dokumenter og øger værdien gennem forbedret tilgængelighed.
Det får du ved arkivopbevaring hos os
Når du vælger at få Dokumenthotellet til at stå for opbevaringen af dine dokumenter, får du en professionel samarbejdspartner, som har stor erfaring med at varetage følsomme dokumenter. Alt lige fra transporten af dokumenterne til den egentlige håndtering af samme, bliver foretaget af pålideligt personale.
Sikker dokumenthåndtering hos Dokumenthotellet dækker over både afhentning og registrering, arkivering og opbevaring, fremfinding, evt. scanning og levering af virksomheders arkiver.
Fordelene ved scannede dokumenter er mange, bl.a. mulighed for elektronisk søgning efter information samt nem og hurtig udveksling af dokumenter. Vi kan scanne i farve, gråtone eller sort/hvid og gemme i forskellige filformater efter ønske. Vi tilbyder også at minimere filstørrelsen af scannede pdf-filer samt at konvertere pdf-filer til optisk tegngenkendelse (OCR).
Opbevaringsmuligheder
Dokumenthotellet tilbyder forskellige typer af arkiv opbevaring.
Fleksible løsninger afstemt efter din virksomheds behov for håndtering og tilgængelighed. Uanset behov gør moderne teknik og vores syn på sikkerhed og service Dokumenthotellet til et attraktivt arkiv.
Mulighed for opbevaring
Passiv opbevaring
For private virksomheder og offentlige instanser kan det af lovformelige årsager være nødvendigt at opbevare dokumenter i en længere periode før endelig destruktion.
Har din virksomheden ikke behov for hyppig adgang til deres dokumenter, tilbyder Dokumenthotellet derfor passiv opbevaring, der pga. af de sjældne eller ingen behov for fremfinding, er et sikkert og økonomisk alternativ til eget arkiv.
Aktiv opbevaring
Har virksomheden behov for øget tilgængelighed til de arkiverede dokumenter, kan man med fordel benytte aktiv opbevaring.
Vi registrerer lige fra palle og arkivkasse til ringbind og sagsakter. Dette gør prisen for opbevaring lidt højere – men samtidig fremfinding af dokumenterne væsentligt billigere. På den måde er vores kunder sikret et effektivt arkiv med færre omkostninger. Dokumenterne kan leveres digitalt eller afsendes fysisk samme dag bestillingen foretages.
Arkivopbevaring med klimastyring
Papirs bestandighed i et almindeligt arkiv er variabelt efter papirkvalitet, struktur og behandling.
Men ved opbevaring under de rette forhold, forlænges dokumenternes levetid betragteligt. Dokumenthotellets klimastyring fastholder en konstant temperatur og luftfugtighed.